Übersicht
Verwaltung von Schulzugehörigkeit & Status
Jeder Benutzer und jede Benutzerin hat mindestens eine, manchmal aber auch mehrere Schulen, denen er oder sie zugeordnet ist. Jede Schulzugehörigkeit hat im Schuldock einen bestimmten Status. Dieser Status ergibt sich aus den Gültigkeitsdaten, die aus DiViS übertragen werden oder bei der Benutzeranlage eingetragen werden.
Die Gültigkeitsdaten „gültig ab“ und „gültig bis“ geben an, von wann bis wann eine Lehrkraft an einer Schule tätig ist oder ein Lernender die Schule besucht. Wird bei der Benutzeranlage in diese Felder nichts eingetragen, ist die Schulzugehörigkeit ab sofort gültig (aktuelles Datum) und unbegrenzt. Bei unbegrenzt gültigen Schulzugehörigkeiten wird systemseitig der 31.12.2999 als max. Gültigkeitsende eingetragen.
Als Schuladmin können Sie den Status von Benutzern an Ihrer Schule manuell verändern, wenn dies in bestimmten Situationen erforderlich ist. Folgende Status kann eine Schulzugehörigkeit eines Benutzers haben:
Im Folgenden wird der Status in Verbindung mit dem Gültigkeitszustand genauer erläutert:
Vor Gültigkeitsbeginn
Inaktiv: Die Schulzugehörigkeit ist „inaktiv“, wenn das „gültig ab“-Datum in der Zukunft liegt. Aus DiViS werden auch alle Lernenden und Lehrkräfte, deren Schulzugehörigkeiten in der Zukunft liegen, in das Schuldock übertragen, sobald sie in DiViS z. B. für die Planung des kommenden Schuljahres angelegt werden.
Aktiviert: Sie können als Schuladmin eine inaktive Schulzugehörigkeiten vor Beginn ihrer Gültigkeit händisch aktivieren. Diese Schulzugehörigkeit erhält dann den Status „aktiviert“. Das ist hilfreich, wenn neue Benutzer z.B. zur Vorbereitung des neuen Schuljahres bereits vorab Zugriff auf das Schuldock erhalten sollen.
Während der Gültigkeit
Aktiv: Während des Gültigkeitszeitraums ist eine Schulzugehörigkeit aktiv. Mit Beginn ihres Gültigkeitszeitraums wechseln inaktive oder aktivierte Schulzugehörigkeiten automatisch in den Status „aktiv“. Beispiel: Für eine neue Lehrkraft liegt der Gültigkeitsbeginn einer Schulzugehörigkeit in der Zukunft. Wenn sie aber vorab schon in Schuldock arbeiten können soll, kann der Schuladmin den (automatischen) Status Inaktiv manuell auf den Status aktiv setzen.
Deaktiviert: Während ihres Gültigkeitszeitraums können aktive Schulzugehörigkeiten von Ihnen als Schuladmin händisch deaktiviert werden. Das kann zum Beispiel bei längeren Abwesenheiten sinnvoll sein, wenn Benutzer während ihrer Abwesenheit keinen Zugriff auf das Schuldock mehr erhalten sollen. Die Schulzugehörigkeiten erhalten dann den Status deaktiviert.
ACHTUNG!
Auch in DiViS gibt es eine Option Datensätze zu deaktivieren. Dieses Deaktivieren bewirkt allerdings, dass die entsprechende Schulzugehörigkeit gar nicht mehr in das Schuldock übertragen wird, wodurch ihre Gültigkeit sofort abläuft und sie nach einer Karenzzeit von 180 Tagen endgültig gelöscht wird. Auch die zugehörigen Daten in Drittsystemen (z.B. E-Mails und Dateien in IServ) werden dann gelöscht.
Wird der Datensatz später in DiViS nochmal reaktiviert, wird im Schuldock ein neuer Account angelegt und die Daten des alten Accounts sind unwiederbringlich verloren.
Bei längeren Abwesenheiten von Benutzern an Ihrer Schule, bei denen klar ist, dass die Person eventuell wieder zurückkommt (z.B. Sabbatical oder Elternzeit), sollten Sie für diese Personen die Datensätze nicht in DiViS deaktivieren, sondern die Option zum Deaktivieren der Schulzugehörigkeit im Schuldock nutzen!
Nach Gültigkeitsende
Abgelaufen: Nach Ablauf ihrer Gültigkeit wechselt eine Schulzugehörigkeit automatisch in den Status „abgelaufen“. Abgelaufene Schulzugehörigkeiten haben noch eine Karenzzeit von 180 Tagen. Danach werden die Daten in Drittsystemen (z.B. E-Mails und Dateien in IServ) gelöscht. Ist die letzte oder einzige Schulzugehörigkeit eines Benutzers abgelaufen, wird der Schuldock-Account nach den 180 Tagen Karenzzeit vollständig gelöscht.
Reaktiviert: Während des Gültigkeitszeitraums ist eine Schulzugehörigkeit aktiv. Mit Beginn ihres Gültigkeitszeitraums wechseln inaktive oder aktivierte Schulzugehörigkeiten automatisch in den Status „aktiv“.
ACHTUNG!
Durch das händische Reaktivieren einer Schulzugehörigkeit verlängert sich nicht deren Karenzzeit bis zur Datenlöschung in den Drittsystemen. Für eine dauerhafte Reaktivierung muss der Gültigkeitszeitraum der Schulzugehörigkeit geändert werden. Bei Benutzern, die aus DiViS übertragen wurden, ist dies nur durch eine Änderung in DiViS möglich.
Der Status eines Benutzers ergibt sich automatisch aus dem Status der Schulzugehörigkeiten des Benutzers. Und zwar wie folgt:
Inaktiv: Ein Benutzer ist inaktiv, wenn er keine Schulzugehörigkeit mit dem Status „aktiv“, „aktiviert“ oder „reaktiviert“ mehr hat. Ein inaktiver Benutzer kann sich nicht am Schuldock anmelden. Ein inaktiver Benutzer wird nach einer Karenzzeit von 180 Tagen endgültig gelöscht.
Aktiviert: Ein Benutzer ist aktiv, wenn er mindestens eine Schulzugehörigkeit hat, die den Status „aktiv“, „aktiviert“ oder „reaktiviert“ hat. Ein aktiver Benutzer kann sich mit seinen Zugangsdaten am Schuldock anmelden.
Sonderregelung: Sommerferien
Sonderregelung zur Überbrückung von Gültigkeitslücken bei Lehrkräften in den Sommerferien
Damit Lehrbeauftragte den Unterricht in den Sommerferien ohne zusätzlichen administrativen Aufwand vorbereiten können, obwohl in dieser Zeit eine vertragliche Lücke in den DiViS-Daten existieren kann, soll der Zugriff auf das Schuldock und damit auch Drittanwendungen durchgängig möglich sein. Wenn es für eine Lehrkraft eine Gültigkeitslücke von weniger als 8 Wochen zwischen zwei Schulzugehörigkeiten an derselben Schule gibt, bleibt die Lehrkraft durchgängig dieser Schule zugeordnet und der Status bleibt „aktiv“. Die Regel gilt ausschließlich für die Rolle Lehrkraft.